"0 đến" - một hệ thống rõ ràng để duy trì hộp thư đến không

<

Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ trở thành vua của các email. Thành thật mà nói.

E-mail cho nhiều người vẫn là một công cụ làm việc chưa được phân bổ và đau khổ hàng ngày. Ai đó có bảy lá thư đến, và bây giờ anh ta sẽ nhanh chóng tháo rời chúng. Ai đó có 46 hộp thư đến, nhưng anh ta cũng sẽ cào chúng trong một ngày vì anh ta đã quen. Đối với mỗi người, có một ngưỡng nhất định cho số lượng email đến mỗi ngày, anh ta có thể xử lý mà không trì hoãn việc xử lý vào ngày hôm sau và theo đó, mà không tạo ra tắc nghẽn trong hộp điện tử. Bạn có thể gọi ngưỡng này là "tự nhiên."

Nếu có nhiều thư hơn một người có thể xử lý, thì bạn cần thay đổi cách tiếp cận của mình để quản lý email. Điều này sẽ tăng ngưỡng đến giá trị cần thiết trong một trường hợp cụ thể. Cần xử lý 100 email mỗi ngày? Vì vậy, bạn có thể và 100, chỉ cần sử dụng phương pháp chính xác trong làm việc với thư. Cái nào Giờ thì kể.

Chỉ báo duy nhất cho thấy một người đối phó với thư là không đến vào cuối ngày làm việc. Nguyên tắc chính của xử lý đến có thẩm quyền là sự hiểu biết về bức thư trước mặt bạn. Đầu tiên bạn cần học cách phân loại rõ ràng các chữ cái và biết phải làm gì với từng loại.

Tất cả các chữ cái đến có thể được chia thành bảy loại:

  1. Không cần trả lời, không cần đọc. Có hai cách của các chữ cái như vậy: lưu trữ hoặc xóa. Nếu bạn nhận được một bản tin khác mà bạn chưa bao giờ đọc, thì hãy tự giúp mình - hủy đăng ký. Một hành động để đổi lấy việc loại bỏ hàng tá thư như vậy trong tương lai. Chúng ta muốn học cách đối phó với dòng chữ trong một ngày? Lưu lượng ít hơn là dễ dàng hơn. Đừng sợ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng. Các thông tin thực sự cần thiết sẽ đến với bạn theo một cách khác và bật lên trước mặt bạn ít nhất một lần nữa.
  2. Với tệp đính kèm. Đây có thể là một thông báo về sự cần thiết phải trả tiền cho một cái gì đó hoặc thông tin cho công việc hiện tại hoặc tương lai. Đối với các chữ cái như vậy rất hữu ích để tạo các thư mục riêng biệt, nhưng không có sự cuồng tín. Quá nhiều thư mục? Đơn giản hóa. Để tìm thứ gì đó cần thiết sau này, bạn không cần một nghìn thư mục, mà là khả năng sử dụng các chức năng tìm kiếm của người gửi thư.
  3. Trả lời như mong muốn. Câu trả lời dường như là tùy chọn, nhưng đôi khi phép lịch sự là hữu ích. Sau đó chỉ hành động theo tình huống.
  4. Với thời gian để xem xét. Nó là thú vị để đọc, nhưng không nhất thiết phải. Cố gắng tham khảo danh mục này và các danh mục trước càng nhiều chữ càng tốt. Đây là chìa khóa để xử lý thư hiệu quả.
  5. Cần trả lời ngay hôm nay. Mọi thứ đều đơn giản: lấy và trả lời ngay bây giờ, nếu điều gì đó hoàn toàn khẩn cấp, hoặc vào cuối ngày làm việc.
  6. Cần trả lời, nhưng không phải hôm nay. Vẻ đẹp của email là nó không phải là một cuộc trò chuyện hay điện thoại. Không ai mong đợi và không nên mong đợi một phản hồi nhanh chóng qua email, nếu điều này không được đề cập trong tiêu đề của bức thư. Nếu thời hạn trả lời là một ngày nào đó hoặc chính bạn biết và hiểu bạn cần đưa ra câu trả lời trong bao lâu, thì hãy đặt những chữ cái đó vào thư mục thích hợp. Ví dụ, Trả lời trên Thứ Hai, Ngày Trả lời trên Thứ ba, v.v. Bây giờ hãy tạo cho mình một danh sách kiểm tra, trong đó có mục "Vào buổi sáng, xử lý thư bị trì hoãn cho ngày hôm nay." Đối với các mục đích như vậy, cũng có các công cụ tự động hóa chuyên dụng: RightInbox cho Gmail, FollowUpThen.com và FollowUp.cc.
  7. Thư không thể hiểu được. Có những chữ cái như vậy rất khó để thuộc về một trong các loại. Đừng dằn vặt bản thân với những suy tư và đồng ý với chính mình để giới thiệu những bức thư như vậy đến một trong những danh mục được liệt kê ở trên.

Dựa trên phân loại này, chúng tôi sẽ cần các thư mục cho các loại số 2, 3, 4 và 6.

Quy tắc xử lý e-mail

  • Cho phép 30 phút vào cuối ngày làm việc để đưa hộp thư đến không. Nó hiệu quả hơn là cố gắng trả lời ngay lập tức từng chữ cái. Mọi người không đa nhiệm. Ít phiền nhiễu và chuyển đổi - hiệu quả cao hơn.
  • Làm gì với những bức thư khẩn? Đặt một khoảng thời gian mà bạn kiểm tra hộp trong ngày. Ví dụ, mỗi giờ một lần. Chọn hộp cho các chữ cái quan trọng khẩn cấp và, nếu không có, hãy quay lại làm việc. Hãy nhớ lợi thế của thư: nó không phải là phương tiện để tương tác tức thì. Có thể vấn đề được đề cập trong một trong những bức thư không khẩn cấp sẽ được giải quyết mà không có sự tham gia của bạn vào cuối ngày, hoặc vào cuối ngày, bạn sẽ nhận được nhiều thông tin sẽ giải quyết vấn đề nhanh hơn và hiệu quả hơn.
  • Bất cứ lúc nào khi bạn không kiểm tra thư, hãy đóng hộp thư. Vô hiệu hóa thông báo. Thoát khỏi sự suy ngẫm về số lượng các chữ cái đến. Bây giờ bạn có một công việc khác, và thời gian cho thư chưa đến. Trong những lúc nghi ngờ về tính đúng đắn của phương pháp này, hãy nhớ rằng: bạn không ở nhà máy điện hạt nhân, nhưng ngay cả khi bạn ở trên đó, bạn sẽ được thông báo về lò phản ứng quá nóng trong mọi trường hợp không phải qua email.
  • Sử dụng mong muốn của bạn để kết thúc ngày làm việc đúng giờ để tăng tốc độ xử lý thư. Đó là lý do tại sao nên tháo hộp thư đến 0 vào cuối ngày. Bạn có 30 phút, và bạn muốn nhanh chóng kết thúc mọi thứ. Trong thực tế, nó hóa ra là một loại trò chơi, nhưng bạn cũng có thể cố tình biến việc xử lý e-mail.
  • Viết ngắn gọn và cho điểm.
  • Hãy tích cực và thân thiện. Email có thể xây dựng và phá hủy các mối quan hệ. Thay vì giải quyết các vấn đề thực sự quan trọng, đôi khi mọi người cố gắng gọi đối thủ của mình là một thằng ngốc một cách tinh tế và ẩn giấu nhất có thể, và toàn bộ văn bản được xây dựng dựa trên điều này. Không có gì lạ khi thể hiện thông điệp tích cực của bạn với người nhận bằng một cụm từ nhỏ dễ chịu trong phần thân của bức thư. Sự thân thiện của bạn sẽ trở lại với bạn, và sự tương ứng sẽ trở nên ý nghĩa và hiệu quả hơn nhiều.
  • Bạn cần cào các chữ cái theo thứ tự ngược lại. Và cách duy nhất. Có vẻ hợp lý hơn khi bắt đầu với các chữ cái cũ hơn, nhưng mục tiêu của chúng tôi là không có hộp thư đến, điều đó có nghĩa là chúng tôi sẽ nhận được thư đầu tiên chúng tôi nhận được trước khi kết thúc ngày làm việc. Nếu bạn nuông chiều bản thân và bắt đầu để lại những chữ cái cuối cùng nhận được hôm nay cho ngày mai, toàn bộ kỹ thuật sẽ ngừng hoạt động. Tại sao bạn thậm chí cần nghiên cứu công việc có thẩm quyền với thư, nếu bạn không tuân theo quy tắc cơ bản? Tiếp tục làm việc như trước, và đau khổ.
  • Chỉ mở các chữ cái cần thiết, gửi đến kho lưu trữ hoặc xóa phần còn lại. Chúng tôi quá lạm dụng đăng ký vào những thứ không cần thiết (ngược lại, đăng ký vào Pc-Article, rất cần thiết) và kết quả là chúng tôi nhận được nhiều thông tin hơn mức chúng tôi có thể đọc. Làm thế nào để phân biệt các chữ cái cần thiết? Có một quy tắc đơn giản nhưng rất hiệu quả: chỉ mở những chữ cái được gửi đến một người cụ thể cho cá nhân bạn. Phần còn lại - trong một trong những chuyên mục được mô tả trong phần đầu của bài viết về tình huống này.
  • Tạo mẫu. Thường thì câu trả lời cho các chữ cái khá chuẩn, nghĩa là bạn viết cùng một thứ. Bạn có nhận thấy rằng bạn viết cụm từ này thường xuyên? Tạo một mẫu để sao chép nhanh chóng hoặc tạo nó trong chính dịch vụ thư.
  • Nếu thư được xử lý và vẫn còn thời gian, thì bạn cần sử dụng nó một cách hiệu quả. Chúng tôi đi trong danh mục các chữ cái số 3, 4 và 6, và áp đặt thứ tự ở đó.

Hướng dẫn này, như bạn nhận thấy, là cách sắp xếp chính xác, là một bổ sung tuyệt vời cho các mẹo email tổng quát hơn từ Giám đốc điều hành LinkedIn Jeff Weiner. Cũng đừng bỏ lỡ 10 mẹo gửi thư từ Leo Babauts. Trên thực tế, có nhiều cách bổ sung để tận dụng tối đa email. Hãy thử các kỹ thuật áp dụng cho chính bạn, phân tích kết quả và đừng quên để lại lời khuyên của riêng bạn về việc cải thiện hiệu quả làm việc với e-mail trong các bình luận.

Ảnh: Tín dụng hình ảnh: Carlo Mirante qua Compfight cc
<

Bài ViếT Phổ BiếN